Quy định bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân

Tháng Mười Hai 7, 2023

Trong quá trình thiết lập, duy trì mối quan hệ giữa Quý khách hàng và Công ty cổ phần Dịch vụ y tế Việt Nhật (“VJM”), VJM cần xử lý dữ liệu cá nhân (“DLCN”) của Khách hàng để có thể cung cấp dịch vụ cho Khách hàng. VJM cam kết luôn tôn trọng quyền riêng tư và cố gắng bảo vệ dữ liệu cá nhân của Quý khách theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nhằm giúp Khách hàng hiểu về mục đích thu thập, sử dụng, tiết lộ và bảo vệ dữ liệu cá nhân, VJM trân trọng gửi đến Quý khách bản Quy định bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân.

Điều 1. Phạm vi áp dụng

Quy định bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân này được áp dụng đối với Khách hàng là cá nhân có hoạt động:

Sử dụng những dịch vụ được cung cấp bởi VJM, bao gồm cả Phòng khám đa khoa Nhật Bản T-Matsuoka, các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và đơn vị trực thuộc khác của VJM được thành lập theo quy định pháp luật;
Truy cập, sử dụng các kênh tương tác khách hàng thuộc sở hữu của VJM, bao gồm nhưng không giới hạn: trang thông tin điện tử (https://t-matsuoka.com/), trang Facebook (https://www.facebook.com/TMatsuokaMedicalCenter), ứng dụng T-Matsuoka PHR, và các kênh khác thuộc sở hữu của VJM.

Điều 2. Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý

Công ty sẽ thực hiện xử lý DLCN của Khách hàng, bao gồm:

DLCN cơ bản: họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ, quốc tịch, hình ảnh, số điện thoại, email, chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu, thông tin về tài khoản số và các thông tin, dữ liệu khác theo quy định pháp luật;
DLCN nhạy cảm: hồ sơ/báo cáo y tế, tình trạng sức khỏe và đời tư (ngoại trừ nhóm máu), dữ liệu di truyền và các DLCN nhạy cảm khác theo quy định pháp luật Việt Nam.

Điều 3. Mục đích xử lý DLCN

Công ty thực hiện xử lý DLCN của Khách hàng cho các mục đích sau đây:

Cung cấp dịch vụ y tế, bao gồm cả chia sẻ dữ liệu cá nhân của Khách hàng với các chuyên gia y tế, đơn vị chuyên môn y tế khác để hội chẩn, trao đổi chuyên môn hoặc phục vụ yêu cầu của Khách hàng;
Liên hệ với bên cung cấp bảo hiểm của Khách hàng hoặc bên thứ ba thanh toán;
Lập hóa đơn, nhận thanh toán cho các dịch vụ y tế được cung cấp đến Khách hàng;
Liên lạc với Khách hàng để giải đáp yêu cầu, thắc mắc;
Thực hiện các chương trình, dịch vụ chăm sóc khách hàng, tiếp thị, xúc tiến thương mại;
Quản lý hoạt động kinh doanh và tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ theo yêu cầu của pháp luật;
Các mục đích khác phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 4. Cách thức xử lý DLCN

4.1. Thu thập DLCN

Công ty có thể thu thập trực tiếp hoặc gián tiếp DLCN của Khách hàng thông qua các nguồn khác nhau bằng cách thức minh bạch và hợp pháp, bao gồm nhưng không giới hạn:

Thông qua việc Khách hàng cung cấp thông tin khi đăng ký khám, thực hiện khảo sát, điền thông tin bảng hỏi, kê khai tiền sử bệnh,…;
Thông qua việc hoàn thành, ký các văn bản như hợp đồng, phiếu như phiếu đăng ký, phiếu chấp thuận sử dụng dịch vụ y tế;
Khi Khách hàng được khám, điều trị hoặc một cuộc khảo sát, được theo dõi bằng thiết bị theo dõi y tế;
Từ bên thứ ba như công ty bảo hiểm, người sử dụng lao động, người thân;
Khi hình ảnh, lời nói của Khách hàng được camera giám sát của Công ty ghi lại và chỉ được Công ty sử dụng đúng mục đích, kiểm tra, đối chiếu khi có sự cố phát sinh;
Khi Khách hàng tham dự các sự kiện như diễn đàn, hội thảo;
Khi Khách hàng sử dụng dịch vụ của VJM được cung cấp qua công nghệ trực tuyến;
Khi Khách hàng duyệt xem các kênh tương tác của VJM;
Khi Khách hàng thanh toán hoặc cung cấp thông tin để thanh toán.

4.2. Cách thức xử lý dữ liệu

Khách hàng đồng ý rằng DLCN của Khách hàng được xử lý bằng bất kỳ phương thức nào theo chính sách và/hoặc áp dụng của Công ty trong từng thời kỳ, bao gồm nhưng không giới hạn, thu thập, ghi, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, sử dụng không gian mạng, thiết bị, phương tiện điện tử hoặc các hình thức khác để chuyển DLCN trong nước và/hoặc ra nước ngoài, xóa, hủy và các hành động khác có liên quan.

4.3. Thời gian xử lý DLCN

Công ty bắt đầu thực hiện các hoạt động xử lý DLCN từ khi được cung cấp và/hoặc biết được cho đến khi nhận được yêu cầu kết thúc xử lý dữ liệu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Khách hàng có hoàn tất việc rút lại sự đồng ý về xử lý DLCN.

4.4. Tổ chức, cá nhân được xử lý dữ liệu cá nhân

Việc xử lý DLCN của Khách hàng được thực hiện bởi:

VJM;
Tổ chức, cá nhân khác hợp tác/liên kết với VJM để xử lý dữ liệu cá nhân.

4.5. Chuyển DLCN ra nước ngoài

Trường hợp cung cấp/chia sẻ DLCN của Khách hàng ra nước ngoài, Công ty sẽ yêu cầu bên tiếp nhận đảm bảo rằng có tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể tương đương với tiêu chuẩn được quy định bởi pháp luật Việt Nam.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Khách hàng

5.1. Khách hàng có các quyền:

Khách hàng có thể truy cập dữ liệu cá nhân của Khách hàng mà VJM hiện đang nắm giữ. VJM sẽ xử lý yêu cầu truy cập và cung cấp cho Khách hàng dữ liệu cá nhân có liên quan.
Khách hàng có thể rút lại sự đồng ý đối với việc thu thập, sử dụng, xử lý và tiết lộ dữ liệu cá nhân của mình, bằng cách gửi thông báo trước với thời gian hợp lý cho VJM qua thông tin liên hệ nêu tại Điều 7.
Việc Khách hàng rút lại sự đồng ý có thể làm cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, các tính năng trên trang tin điện tử, ứng dụng VJM bị giới hạn, hạn chế, tạm ngừng, hoặc hủy bỏ, tùy từng trường hợp. VJM sẽ không chịu trách nhiệm đối với Quý khách cho bất kỳ tổn thất nào liên quan đến các vấn đề phát sinh này.
Khách hàng có thể yêu cầu VJM chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật, VJM sẽ từ chối thực hiện một số yêu cầu sau:
Yêu cầu xóa và chỉnh sửa hồ sơ bệnh án;
Yêu cầu xóa dữ liệu của cá nhân và/hoặc các giao dịch liên quan, trong khi VJM có nghĩa vụ lưu trữ những dữ liệu này nhằm tuân thủ nghĩa vụ pháp lý;
Yêu cầu che giấu, không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp sai dữ liệu cá nhân cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên thứ ba khác.
Quyền khác theo quy định pháp luật.

5.2. Khách hàng có nghĩa vụ:

Đảm bảo DLCN cung cấp cho VJM là chính xác, đầy đủ và đúng sự thật;
Thường xuyên kiểm tra, cập nhật các quy định, thoả thuận về bảo vệ và xử lý DLCN của VJM trong từng thời kỳ được thông báo tới Khách hàng hoặc đăng tải trên kênh giao dịch chính thức của VJM;
Nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Sửa đổi, bổ sung

Công ty có thể sửa đổi, bổ sung Quy định này tùy từng thời điểm.
Thông báo về bất kỳ sự sửa đổi, bổ sung nào sẽ được cập nhật, đăng tải trên một hoặc các kênh của VJM (trang thông tin điện tử, trang Facebook, ứng dụng, phần mềm, các kênh khác mà VJM triển khai tại từng thời điểm) và/hoặc thông báo đến Khách hàng thông qua các phương tiện liên lạc khác phù hợp.
VJM khuyến nghị Quý khách chủ động thường xuyên kiểm tra “Quy định bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân” trên website chính thức của VJM (https://t-matsuoka.com/) để cập nhật các thay đổi về cách thức bảo vệ, xử lý dữ liệu cá nhân của Khách hàng. Việc Khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ của VJM được hiểu là Khách hàng đã chấp nhận các quy định bảo vệ, xử lý dữ liệu cá nhân được cập nhật.

Điều 7. Thông tin liên hệ xử lý DLCN

Nếu Khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về Quy định Bảo vệ DLCN hoặc các vấn đề liên quan đến DLCN của Khách hàng, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Tổng đài Dịch vụ Khách hàng: 1800 888 616; hoặc
Thư điện tử: [email protected].

Điều 8. Hiệu lực

Quy định này là một phần không tách rời của các hợp đồng, thỏa thuận mà Khách hàng đã xác lập với VJM.

Quy định bảo vệ và xử lý DLCN này có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2023./.